Activar módulo de contabilidad

Paso 1. Abrir el módulo de contabilidad

1. En el menú lateral, ve a la sección Finanzas y contabilidad y abre Contabilidad.

2. Entra a Plan de cuentas. Si la contabilidad aún no está activa, verás el mensaje Activa la contabilidad para empezar.

3. Pulsa Activar contabilidad. Se abre la pantalla Configuración contable.

Al activar se crean la entidad legal, el libro contable, el plan de cuentas del país y el calendario de períodos.

Paso 2. Parámetros contables (paso 1 de 4)

Completa los campos y pulsa Siguiente:

Paso 3. Perfil tributario (paso 2 de 4)

Este paso reúne los datos fiscales de la entidad legal.

Identificación

• NIT, tipo de persona (en el video, Natural), nombre comercial, correo de notificaciones (RUT), dirección fiscal, departamento y municipio.

• Códigos de responsabilidad RUT (casilla 53): en el ejemplo, 48 – Responsable de IVA.

Actividad económica

• CIIU principal con su descripción. Con Agregar actividad secundaria añades otras.

Renta

• Contribuyente declarante de renta, régimen de renta y tarifa aplicable.

• Gran contribuyente, Régimen Simple de Tributación (al activarlo aparece la fecha de inscripción al SIMPLE) y Responsable de precios de transferencia.

Retenciones

• Agente retenedor en la fuente (renta), autorretenedor de renta y agente retenedor de IVA.

IVA

• Activa Responsable de IVA si aplica; luego define la periodicidad y el tipo de ingresos.

Otros apartados

• Responsable del impuesto nacional al consumo (INC), declarante de impuesto al patrimonio y de activos en el exterior.

• Facturación electrónica (facturador electrónico y proveedor tecnológico), documento soporte, nómina electrónica y POS electrónico.

• Obligaciones de reporte: exógena nacional, exógena distrital o municipal y Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB).

• Representante legal (y suplente), contador y revisoría fiscal.

• ICA por municipio (Agregar municipio).

Al terminar, baja hasta el final y pulsa Siguiente. Usa Anterior si necesitas corregir algo.

Paso 4. Plan de cuentas (paso 3 de 4)

Hay dos opciones:

Opción A: Plantilla del país

1. Deja seleccionada Plantilla del país. Por defecto se usa el Plan Único de Cuentas (Colombia), con 415 cuentas repartidas en Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Gastos.

2. Pulsa Ver cuentas para revisar el catálogo completo (código, cuenta, categoría y tipo).

3. Revisa la sección Cuentas por rol: cada rol (Caja y bancos, Inventario, Ingresos por ventas, Costo de ventas, Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar, etc.) ya trae una cuenta contable asignada y muestra cuántas reglas lo exigen.

Opción B: Plan personalizado

1. Elige la pestaña Plan personalizado.

2. Usa Descargar plantilla, llénala y arrastra el archivo .xlsx a la zona indicada.

3. Asigna una cuenta a cada rol. Mientras haya roles sin cuenta verás un aviso en rojo (por ejemplo, 33 roles sin cuenta: todos los roles deben tener una cuenta asignada para activar la contabilidad).

Cuando todos los roles tengan cuenta, pulsa Siguiente.

Paso 5. Punto de partida y confirmación (paso 4 de 4)

Saldos de apertura y contabilización histórica

• Requiere saldos de apertura: actívalo si vas a cargar saldos iniciales. Aparece el campo Fecha de corte de apertura.

• Permitir cuentas de resultado en apertura: permite incluir cuentas de resultado en los saldos iniciales.

• Contabilización histórica: genera los asientos de los documentos anteriores a la activación con la fecha de cada documento. Mientras esté pendiente, los eventos en vivo quedan retenidos en la bandeja y se reproducen al ejecutarla u omitirla.